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Na Toolzz Chat (doravante “Toolzz”, “nós”, “nosso” ou “nossa”), valorizamos profundamente a sua privacidade e estamos totalmente comprometidos com a proteção dos seus dados pessoais, assim como daqueles que eventualmente você nos fornece durante o uso dos nossos serviços. Esta Política de Privacidade tem o objetivo de explicar, de forma transparente e acessível, como coletamos, usamos, armazenamos e protegemos suas informações quando você acessa e utiliza nossos sites, aplicativos, integrações, ferramentas e funcionalidades vinculadas à nossa plataforma (coletivamente, “Serviços”).

A Toolzz Chat é uma plataforma no-code dedicada à criação, gestão e operação de chatbots inteligentes, que atuam de forma automatizada para otimizar o atendimento ao cliente, captação de leads, suporte técnico, marketing conversacional e outras atividades corporativas. Por meio de fluxos personalizados e integrações com CRMs, sistemas internos, e canais como WhatsApp, Instagram e outras redes sociais, nossos bots funcionam 24 horas por dia, 7 dias por semana, garantindo maior eficiência, agilidade e escalabilidade para empresas de todos os tamanhos.

Nosso compromisso com a privacidade transcende a tecnologia: seguimos rigorosamente os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD) e demais legislações aplicáveis. Adotamos práticas responsáveis, seguras e transparentes para assegurar a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações que tratamos por meio da Toolzz Chat.

1. Dados Pessoais que Coletamos

No âmbito da plataforma Toolzz Chat, realizamos a coleta e o tratamento de dados pessoais com a finalidade de viabilizar a criação, operação e otimização de fluxos automatizados de atendimento, comunicação e suporte, conforme as configurações personalizadas definidas pelo cliente contratante. A solução permite o desenvolvimento e gerenciamento de chats automatizados que interagem com usuários em múltiplos canais, como WhatsApp, websites, CRMs, redes sociais e outras integrações, dispensando a necessidade de programação técnica por parte do cliente.

Os dados pessoais tratados podem incluir, mas não se limitam a:

• Nome completo;
• 
  Número de telefone e/ou e-mail de contato;
• 
  Cargo, função ou vínculo com a organização contratante (ex.: cliente, aluno, colaborador);
• 
  Informações fornecidas em tempo real durante as interações (ex.: dúvidas, solicitações, preferências);
• 
  Respostas a formulários, perguntas automáticas e menus interativos;
• 
  Dados transacionais ou de suporte provenientes de sistemas integrados (ex.: número de pedidos, status de matrícula, histórico de atendimento);
• 
  Identificadores únicos, tokens de autenticação e dados de sessão, quando aplicável.

Esses dados podem ser inseridos diretamente pelos usuários ao interagirem com o chat ou capturados automaticamente por meio de integrações autorizadas com sistemas de terceiros (como CRMs, ERPs e bases de dados), sempre com a autorização do cliente controlador dos dados.

Além disso, o Toolzz Chat registra logs técnicos e operacionais relacionados à execução dos fluxos, incluindo:

• Identificação do bot e do fluxo acionado;
• 
  Data, horário, duração e status de cada interação (sucesso, falha, interrupção);
• 
  Canais utilizados (ex.: WhatsApp, chat web, aplicativos integrados);
• 
  Endereço IP e dados do dispositivo, quando acessado por interface web;
• 
  Mensagens trocadas, com rastreabilidade e criptografia ponta a ponta, conforme configuração.

Esses registros são essenciais para garantir a rastreabilidade, segurança e monitoramento adequado das automações e para a melhoria contínua da experiência do usuário.

A plataforma também pode utilizar cookies e tecnologias semelhantes, principalmente em interfaces web (como widgets de chat incorporados em sites), para manter sessões ativas, lembrar preferências e aprimorar a usabilidade. Para mais detalhes, consulte nosso Aviso de Cookies.

Por fim, o Toolzz Chat pode integrar-se a fontes externas confiáveis — tais como plataformas de e-commerce, sistemas acadêmicos, ERPs, APIs públicas ou privadas — respeitando sempre os limites legais, as finalidades contratadas e as orientações do controlador dos dados. Todo o tratamento é conduzido em conformidade com os princípios de segurança, confidencialidade e observância à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

2. Finalidades e Bases Legais para o Tratamento de Dados

Os dados pessoais coletados são utilizados para viabilizar o uso do Toolzz Chat e proporcionar uma experiência segura, eficiente e personalizada nas interações via chat, sejam elas humanas ou automatizadas. O tratamento dessas informações é essencial para o funcionamento adequado da plataforma, abrangendo a identificação de usuários, registro de conversas, autenticação de acessos, geração de respostas e suporte técnico.

Esses dados também permitem a personalização dos fluxos de atendimento e das integrações definidas pelo cliente contratante. Isso inclui a configuração de mensagens automáticas, gatilhos de resposta, variáveis dinâmicas, roteamento de conversas, armazenamento de históricos e a comunicação com sistemas externos conectados, como CRMs, ERPs, plataformas educacionais, help desks, entre outros. Tais recursos garantem que o atendimento via Toolzz Chat seja flexível, eficaz e alinhado às necessidades operacionais de cada cliente.

Poderemos entrar em contato com os administradores da conta para informar sobre novas funcionalidades, melhorias de performance, integrações disponíveis e alertas operacionais relevantes, sempre respeitando os requisitos legais quanto ao consentimento, quando aplicável.

Adicionalmente, os dados pessoais são tratados para o cumprimento de obrigações legais e regulatórias, atendimento a solicitações de autoridades competentes, prevenção a fraudes e usos indevidos, rastreabilidade de ações, segurança da plataforma e defesa de direitos em processos judiciais ou administrativos.

Dados anonimizados ou agregados — que não permitem a identificação do titular — também podem ser utilizados para fins estatísticos, análise de desempenho do atendimento, melhoria contínua da experiência do usuário e desenvolvimento da plataforma Toolzz Chat.

Quando necessário, o tratamento de dados poderá ocorrer com base no consentimento do titular, conforme o artigo 7º, inciso I, da Lei nº 13.709/2018 (LGPD). Nesses casos, o consentimento será sempre livre, informado e inequívoco, conforme determina o artigo 8º da mesma lei.

3. Compartilhamento de Dados Pessoais

No Toolzz Chat, o compartilhamento de dados pessoais é realizado de forma controlada, transparente e em estrita conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD). Todas as operações de compartilhamento observam os princípios da finalidade, necessidade e transparência, conforme estabelecido nesta Política de Privacidade.

Os dados pessoais tratados por meio do Toolzz Chat poderão ser compartilhados nas seguintes hipóteses:

• Prestadores de serviços técnicos e operacionais: Compartilhamos dados com parceiros que viabilizam o funcionamento e a performance do Toolzz Chat, tais como provedores de infraestrutura em nuvem, serviços de autenticação, soluções de comunicação via API (como WhatsApp Business API), ferramentas de análise de conversas e sistemas de monitoramento de desempenho. Esses prestadores operam sob contratos que impõem obrigações de confidencialidade, segurança da informação e tratamento dos dados exclusivamente conforme nossas instruções.
• Outras soluções Toolzz (mesmo grupo econômico): Dados poderão ser compartilhados entre produtos Toolzz integrados, como LMS, Bots, Connect ou AI, quando houver interoperabilidade de funcionalidades ou oferta conjunta de serviços. Esse compartilhamento ocorre dentro de um ecossistema seguro, com padrões unificados de proteção de dados e controles internos consistentes.
• Reorganizações societárias: Em casos de fusão, aquisição, incorporação ou outras operações societárias, os dados tratados no Toolzz Chat poderão ser transferidos aos legítimos sucessores, garantindo-se a continuidade da proteção dos direitos dos titulares e a comunicação adequada, sempre que exigida pela legislação.
• Obrigações legais e exercício de direitos: Poderemos compartilhar dados com autoridades públicas, judiciais ou órgãos reguladores, sempre que necessário para o cumprimento de obrigações legais, investigação de incidentes, prevenção a fraudes, defesa de direitos da Toolzz ou de seus clientes e usuários.
• Integrações com sistemas externos configuradas pelo cliente: O cliente (na condição de controlador dos dados) poderá configurar o Toolzz Chat para integrar-se com CRMs, ERPs, plataformas de marketing, vendas ou atendimento. Nesses casos, dados como nome, e-mail, número de telefone, mensagens trocadas, histórico de atendimento e dados operacionais poderão ser compartilhados conforme os parâmetros definidos pelo próprio cliente. O uso posterior dessas informações será de responsabilidade exclusiva do contratante.
• Interações iniciadas por usuários ou administradores: Quando um usuário se comunica com o Toolzz Chat por meio de canais integrados (como WhatsApp, Instagram, webchat ou outros) ou quando o administrador ativa fluxos de conversa que envolvam coleta de dados, formulários ou disparo de mensagens, o compartilhamento ocorrerá com base no consentimento do usuário ou na configuração previamente autorizada pelo cliente.

Todos os compartilhamentos realizados no âmbito do Toolzz Chat seguem rigorosos protocolos de segurança, incluindo criptografia de dados, autenticação em múltiplos fatores, controle de acesso baseado em permissões, registro de logs e auditoria contínua. Essas medidas visam garantir a integridade, a rastreabilidade das ações e a conformidade com os direitos dos titulares de dados.

4. Transferência Internacional de Dados

O Toolzz Chat, solução avançada de automação inteligente para atendimento ao cliente, realiza a transferência internacional de dados pessoais, principalmente devido à sua integração com diversos canais de comunicação (como WhatsApp, Instagram, Telegram, entre outros) e sistemas de terceiros (CRMs, ERPs, entre outros), muitos dos quais operam em infraestrutura de nuvem com abrangência global.

Essas transferências são conduzidas em estrita conformidade com a legislação brasileira, especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD), além das diretrizes e regulamentações complementares estabelecidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Para garantir a confidencialidade, integridade e a proteção dos direitos dos titulares, o Toolzz Chat adota um conjunto robusto de medidas técnicas, organizacionais e contratuais, incluindo:

• Inclusão de cláusulas específicas nos contratos firmados com fornecedores e parceiros tecnológicos;
• 
  Adoção de mecanismos reconhecidos internacionalmente de certificação em segurança da informação, como a ISO/IEC 27001;
• 
  Realização periódica de avaliações e auditorias de segurança da informação e conformidade;
• 
  Aplicação rigorosa de processos de due diligence para seleção de plataformas integradas e APIs externas.

Atualmente, os dados tratados no contexto do Toolzz Chat — tais como conversas, transcrições, metadados de atendimento, logs e comandos automatizados — podem ser armazenados e transmitidos por meio da infraestrutura da Amazon Web Services (AWS Cloud), que possui servidores localizados nos Estados Unidos da América. A AWS é reconhecida mundialmente pela excelência em segurança, conformidade e resiliência, cumprindo os mais elevados padrões internacionais de proteção de dados.

A relação contratual entre o Toolzz Chat e a AWS contempla cláusulas específicas que asseguram o tratamento legítimo dos dados pessoais, garantindo que seu uso seja exclusivo para os fins autorizados, respeitando os princípios de finalidade, necessidade, segurança e transparência, conforme estabelecido pela LGPD.

5. Retenção dos Dados

Os dados pessoais tratados pela Toolzz Chat são armazenados apenas pelo período necessário para atender às finalidades previstas nesta Política de Privacidade. Essas finalidades incluem a execução dos fluxos de atendimento automatizado configurados pelos clientes, o suporte a integrações com sistemas externos, o cumprimento de obrigações legais e contratuais, bem como a garantia da segurança, rastreabilidade e desempenho da plataforma.

O tempo de retenção dos dados pode variar conforme o tipo de dado tratado, o canal de comunicação utilizado (como WhatsApp, Web Chat, Instagram), a complexidade dos fluxos automatizados, a frequência das interações e as configurações específicas definidas pelo cliente controlador. Por exemplo, mensagens trocadas com usuários, informações coletadas por meio de formulários integrados, registros de logs de interações e comandos de automação poderão ser armazenados por prazos estendidos, visando auditoria, suporte técnico e análise de desempenho, sempre respeitando os parâmetros acordados contratualmente.

Quando a Toolzz Chat for utilizada em ambientes corporativos, os prazos de guarda dos dados seguirão os termos previstos nos contratos firmados entre a Toolzz e seus clientes, formalizados em cláusulas específicas dos respectivos instrumentos jurídicos.

Ao término do período de retenção aplicável, ou mediante solicitação do titular dos dados — quando permitido pela legislação vigente —, os dados pessoais serão eliminados de forma segura ou anonimizados, assegurando que seu uso futuro se restrinja exclusivamente a finalidades estatísticas, operacionais e de aprimoramento da plataforma, sem possibilidade de identificação do titular, conforme determina a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD).

6. Seus Direitos

Na Toolzz Chat, respeitamos e asseguramos o exercício dos direitos dos titulares de dados pessoais, conforme previsto na legislação aplicável, em especial a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD). Acreditamos na transparência e no controle por parte do usuário sobre o tratamento de suas informações pessoais.

Como titular de dados, você tem o direito de:

• Acessar seus dados pessoais, para verificar quais informações estão sendo tratadas pela Toolzz Chat;
• 
  Solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados, garantindo que suas informações estejam sempre corretas;
• 
  Requisitar a exclusão de dados pessoais, quando aplicável e nos limites permitidos pela legislação;
• 
  Solicitar a portabilidade dos dados, possibilitando a transferência para outro fornecedor ou controlador de sua escolha;
• 
  Opor-se ao tratamento ou solicitar sua limitação, especialmente em situações em que o tratamento for baseado em legítimo interesse;
• 
  Revogar o consentimento previamente concedido, quando esta for a base legal utilizada para o tratamento de dados;
• 
  Registrar uma reclamação junto à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), caso entenda que seus direitos foram violados ou não devidamente atendidos.

Você pode exercer esses direitos de forma simples e acessível, seja diretamente através das configurações do Toolzz Chat, quando disponíveis, ou entrando em contato conosco pelos canais informados ao final desta Política de Privacidade.

7. Cookies

A Toolzz Chat utiliza cookies e tecnologias similares com o objetivo de proporcionar uma experiência mais estável, personalizada e segura para usuários e administradores da plataforma. Cookies são pequenos arquivos de texto armazenados em seu dispositivo sempre que você acessa nossos serviços, sendo fundamentais para o funcionamento correto da plataforma de criação, gestão e operação dos chatbots.

Esses cookies são aplicados para diversas finalidades, incluindo:

• Funcionamento essencial da plataforma: garantir o desempenho adequado de funcionalidades críticas, como autenticação de usuários, carregamento dos fluxos de conversa, integração com canais de atendimento (por exemplo, WhatsApp, Instagram, Webchat) e execução das automações configuradas;
• Personalização da experiência: registrar preferências individuais, como configurações de layout, histórico de fluxos utilizados, idioma preferencial e canais de comunicação favoritos, otimizando a interação com a plataforma;
• Métricas e desempenho: coletar dados sobre o uso da ferramenta — número de interações, tempo médio de atendimento, eficiência dos chatbots, ocorrência de falhas e desempenho das integrações — permitindo aprimorar continuamente a solução;
• Segurança e rastreabilidade: identificar comportamentos atípicos, prevenir acessos não autorizados e proteger a integridade dos dados processados nas interações entre usuários e bots, inclusive em integrações com CRMs ou APIs externas.

Utilizamos cookies estritamente necessários, que são indispensáveis para assegurar o funcionamento básico e seguro da Toolzz Chat, sem permitir a identificação direta do usuário. Além disso, podemos utilizar cookies adicionais relacionados a funcionalidades, desempenho e segmentação, que são opcionais e dependem do seu consentimento prévio.

Você pode, a qualquer momento, ajustar as configurações do seu navegador para recusar cookies opcionais, bem como gerenciar suas preferências diretamente pelo banner de consentimento exibido na plataforma. Vale destacar que a desativação de certos cookies pode impactar o desempenho dos chatbots, limitar funcionalidades e reduzir a eficiência das automações configuradas.

8. Segurança da Informação

A proteção dos dados pessoais tratados por meio do Toolzz Chat é uma prioridade essencial para nossa empresa. Considerando a complexidade e dinamicidade das interações automatizadas, integradas a diversos canais de atendimento — como WhatsApp, Instagram, CRMs e sistemas de terceiros —, adotamos um conjunto robusto de medidas técnicas e organizacionais para assegurar a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações sob nossa responsabilidade.

Dentre as principais ações de segurança implementadas, destacam-se:

• Criptografia de ponta a ponta, garantindo a proteção dos dados tanto em trânsito quanto em repouso;
• Controle de acesso rigoroso, baseado em perfis e permissões granulares, para limitar o acesso apenas a usuários autorizados;
• Autenticação multifator (MFA) nas áreas críticas da plataforma, ampliando a segurança do acesso;
• Monitoramento contínuo e proativo de eventos, acessos e possíveis vulnerabilidades, com respostas rápidas e eficazes a qualquer sinal de anomalia ou ameaça.

Nosso sistema segue os mais reconhecidos frameworks internacionais de segurança da informação, como a ISO/IEC 27001 e as diretrizes do NIST, que embasam nossas políticas, protocolos e práticas operacionais. Mantemos uma rotina estruturada de auditorias de conformidade, gestão de riscos, testes regulares de segurança e atualização constante dos controles para acompanhar as evoluções tecnológicas e regulatórias.

Além disso, investimos continuamente na capacitação das equipes técnicas e operacionais, fomentando uma cultura sólida de segurança da informação e privacidade, desde o desenvolvimento inicial dos recursos, aplicando o conceito de “privacy by design”.

Nosso compromisso é garantir a melhoria contínua dos mecanismos de proteção, criando um ambiente digital confiável para os fluxos automatizados de atendimento e comunicação do Toolzz Chat, sempre em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709/2018) e demais normas aplicáveis.

9. Crianças e Adolescentes

Os serviços da Toolzz Chat são voltados exclusivamente para uso profissional e institucional, não sendo direcionados a crianças menores de 13 anos. Dessa forma, não realizamos — de forma intencional — a coleta ou o tratamento de dados pessoais pertencentes a esse público. Caso venhamos a identificar que dados de crianças foram inseridos indevidamente na plataforma, adotaremos as medidas cabíveis para excluí-los de forma segura, após a devida análise.

Para usuários com idade inferior a 18 anos, o uso da Toolzz Chat deve ocorrer apenas com o consentimento e a supervisão de seus pais ou responsáveis legais, especialmente em contextos educacionais ou de capacitação técnica. Recomendamos que responsáveis legais acompanhem a utilização da internet por menores de idade, sobretudo em ambientes que envolvam integrações com serviços externos ou automações de sistemas.

10. Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO)

Em conformidade com o artigo 41 da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD), a Toolzz nomeou uma Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais, também conhecida como DPO (Data Protection Officer). Essa profissional atua como ponto de contato entre a Toolzz, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

O papel do DPO inclui orientar a empresa quanto às práticas de privacidade, receber e encaminhar comunicações dos titulares e prestar esclarecimentos, além de cooperar com a ANPD sempre que necessário. Conforme prevê a legislação, o nome e os dados de contato do Encarregado devem ser divulgados publicamente para garantir transparência e facilitar o exercício dos seus direitos.

Encarregada pelo Tratamento de Dados (DPO): Gabriela Coutinho Duarte

E-mail de contato: dpo@toolzz.me

Esse canal está disponível para o esclarecimento de dúvidas, envio de solicitações ou para tratar de qualquer tema relacionado à privacidade e proteção dos seus dados pessoais.

11. Alterações nesta Política

Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada a qualquer momento para refletir mudanças em nossas práticas de tratamento de dados, aprimoramentos nos serviços oferecidos ou novas exigências legais e regulatórias.

Em caso de alterações relevantes, a Toolzz Chat comunicará os usuários por meio apropriado — como notificações na própria plataforma, envio de e-mail ou outros canais oficiais de comunicação —, garantindo a transparência no processo de atualização.

A versão mais recente da Política estará sempre disponível nesta página, com indicação clara da data de vigência. Recomendamos que você consulte este documento periodicamente para se manter informado sobre como seus dados pessoais estão sendo tratados.